İç Denetim ve Sivil Denetim Araçları

Entegre Belediye Yönetişim Modeli^©, Avrupa Yönetişim Mükemmelliği Markası’nın (ELoGE) sunduğu iyi yönetişim yaklaşımının belediyelerin yapı, süreç ve faaliyetlerinde işlevsel hale getirilmesi ve ölçerek sürekli geliştirilmesi için hazırlandı. Modelimiz ile belediyelerin ELoGE almasını ve iyi yönetişim kalite standartlarını sürekli geliştirmesine katkı sağlamayı amaçladık. Belediyelerin EBYM ile daha bütünsel, kapsayıcı, adil, etkin ve güvenilir faaliyetler sunarak sürdürülebilir kalkınma ve yaşam kalitesinin artmasına katkı yapmaları hedeflendi.

Entegre yönetişim yaklaşımının belediyelerde yaygınlaştırılarak geliştirilmesi ancak etkin bir iç ve sivil denetim mekanizması ile sağlanabilir. İç denetim hem bir denetleme aracı, hem de kurum açısından risk yönetimini sağlayan bir mekanizmadır. Benzer şekilde sivil denetim, gerek belediyenin iyi yönetişim açısından gelişmesine katkı yapması gerekse de sivil aktörlerin (ör. kent konseyi, sivil toplum kuruluşları) güvenini artırmak açısından değerlidir. Bu sebeple EBYM kapsamında iç ve sivil denetim araçları da geliştirildi.

Avrupa Yönetişim Mükemmelliği Markası İzleme Araçlarının Faydaları?

Sürdürülebilir, kapsayıcı ve demokratik yerel iyi yönetişimin yaygınlaşmasını destekler,
Belediye içerisinde iyi yönetişim ilkelerinin yapılar, işleyiş ve faaliyetler bazında benimsenerek uygulanmasına yardımcı olur,
Belediyenin karar alma ve kaynak kullanma kalitesinin artmasına imkân sağlar,
Sivil toplum aktörlerinin iyi yönetişimi izleme ve değerlendirme kültürünün gelişmesine katkı sağlar,
Belediye ve sivil toplum kuruluşları arasındaki güvenin güçlenmesine yardımcı olur,
Belediyede iyi yönetişim açısından güçlü ve zayıf yönlerinin tespit edilmesine imkân verir,
Belediyede işleyiş kalitesinin güçlenmesini destekler.

Tablolarda hem iç denetim hem de dış sivil denetim için ilke bazlı göstergeler tanımlanmıştır. Belediye iç denetçileri ve sivil toplum aktörleri bu tabloyu kullanarak yerel yönetimlerde iyi yönetişim kalitesinin artmasına izleme ve değerlendirme yoluyla katkı yapabilirler.

İlke 1. Katılım, Temsiliyet, Seçimlerin Adil Yapılması

Belediyenin paydaş katılımına yönelik bir politikası var mı?
Belediyenin paydaş haritası mevcut mu? Harita bütün grupları içeriyor mu? Paydaşlar politika alanlarına göre önceliklendirilmiş mi?
Paydaş haritasında belirlenmiş olan paydaş gruplarının beklenti, ihtiyaç ve taleplerine yönelik ön araştırma yapılmış mı?
Katılım yapması istenen paydaşlara katılım çalışması öncesinde katılım konusu hakkında bilgilendirme notu paylaşılıyor mu? Her gruba yönelik bilgilendirme yaklaşımları var mı? (ör: okuma yazma bilmeyenler için, göçmenler için)
Paydaş katılımını sağlamak için hangi araçlar kullanılıyor? Etkileşimli araçlar olan çalıştay, birebir mülakat, odak grup vb. yöntemler düzenli kullanılıyor mu?
Paydaş katılımı hangi konulara yönelik yapılıyor?
Katılım konuları politikada öngörülmüş olan konular ile uyumlu mu?
Politikada öngörüldüğü halde paydaş katılımı yapılmadan gerçekleştirilen hizmet ve planlama mevcut mu? Sebebi nedir?
İyi yönetişim ilkeleri tüm ilgili birimlerin görev tanımları ile ilişkilendirilmiş mi? Günlük süreçlerde uygulanıyor mu?
Paydaş katılım çalışması sonrasında paydaşlara hangi önerilerin geldiği, hangi önerilerin dikkate alındığı (nedenleri ile birlikte), karara varılırken hangi önerilerin kabul edildiği (nedenleri ile birlikte) konusunda geri bildirim verilmiş mi?

Meclis üyeleri ve belediyenin ilgili müdürlükleri sivil toplum kuruluşlarıyla düzenli, kapsayıcı ve resmî bir istişare mekanizmasına sahip mi? Evet ise düzenli uygulanıyor mu?
Belediyelerin sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi ile ilişkileri ve etkileşimi için kapsayıcı bir planı var mıdır? Evet ise bu plan düzenli olarak uygulanıyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyine karar verme süreçlerinin erken döneminde danışılıyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleri belediyeden katılım süreçlerinin öncesinde bilgilendirme alıyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleri belediyelerin kilit paydaş grupları olarak düzenli olarak tüm yönetim süreçlerine katılım için davet ediliyor mu?
Belediye sivil katılım paydaş listelerini coğrafi alana, nüfusa, yaşa, cinsiyete, gelire, engel ve iş durumuna ve kırılgan grupları içeren biçimde oluşturmuş mu?
Belediyenin paydaş katılımı ile hazırladığı politika ve planların güncel listesi ve verileri mevcut mu?
Belediye birimlerinde sivil etkileşim ve katılım için belirli standartlar ve usuller mevcut mu?
Belediye sivil etkileşim ve katılım konusunda düzenli, veri temelli ve bütünsel raporlar yayınlıyor mu?

İlke 2. Duyarlılık

Belediye karar alırken iç yönergelerde ve mevzuatta belirlenmiş olan usul ve kurallar ile uyumlu hareket etmiş mi? Uyumsuzluklar varsa nedenleri nelerdir?
Belediye karar alırken karara temel teşkil eden veriler ile raporlar, araştırmalar, vb. belgelerin ortaya koyduğu değerlendirmeler ile uyumlu kararlar alıyor mu? Uyumsuzluk varsa nedenleri nedir?
Belediyenin talep, şikâyet ve önerileri takip etmeye imkân sağlayacak entegre bir sistemi var mı? Etkin çalışıyor mu? Talep, şikâyet ve öneriler anlamlı biçimde ve düzenli olarak raporlanarak ilgili birimlere iletiliyor ve takip ediliyor mu?
Belediye taleplere zamanında cevap veriyor mu? Bunun oranı nedir? Zamanında cevaplanmama durumu varsa nedenleri nelerdir?

Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleri belediyelerin tüm karar alma süreçlerinde rol alan yöneticiler ve meclis üyelerini izleyebileceği açık yönergeler ve usuller mevcut mudur?
Politika ve hizmet sunumunda değişiklik yapılması gerekiyorsa, söz konusu değişiklikler sivil toplum kuruluşları ve kent konseylerinin hazırladığı araştırma, raporlar, istişareler kapsamında elde edilen veri ve bilgilere dayanılarak yapılıyor mu?
Belediye, sivil toplum kuruluşunun ve kent konseyinin yasal olarak yerine getirebileceği ihtiyaçlarını makul sürede yerine getiriyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleri belediyelerin şikâyet mekanizmasını kullanabiliyor ve bu yolla geri dönüş alabiliyor mu?

İlke 3. Etkililik ve Verimlilik

Stratejik planda ve performans programında ön görülen hedeflerin gerçekleşme oranı nedir? Ortaya çıkan farkların nedenleri nelerdir? Farkların düzeltilmesine yönelik önlem alınmış mı? Alınan önlemler nelerdir?
Bütçe ile gerçekleşmeler kıyaslamalı olarak değerlendirilmiş mi? Ortaya çıkan farklar nelerdir? Farkların düzeltilmesi için önlemler alınmış mı?
Belediyenin performans yönetim sistemi yönergelere uygun çalışıyor mu?
Belediyenin diğer belediyelerin iyi uygulamalarını takip eden bir sistemi var mı? Belediye diğer belediyelerin iyi uygulamalarından kendi çalışmalarına uyarlama yapmış mı?
Belediyenin her yıl sonunda sonuçları çerçevesinde kabiliyet ve kaynaklarına yönelik değerlendirme yapıyor mu? Değerlendirme sonrası gelişim alanlarını tespit etmiş mi? Bunlarda iyileştirme yapmak için planı var mı?
Belediyenin yılık eğitim planı mevcut mu? Eğitimler gelişim alanları ile uyumlu mu?
Belediye bilgi işlem sistemi genel kabul görmüş standartlar ile uyumlu çalışıyor mu? Bilgi güvenliği konusunda açık bir konu var mı?

Sivil toplum kuruluşu ve kent konseyi belediyelerin hedef ve çıktılarını kolaylıkla takip edebiliyor mu? Bu konuda kendilerini ilgilendiren konularda anlamlı ve kaliteli bilgiye erişebiliyor mu?
Belediye, gelecek kamu politikalarını uygulamak için ilgili sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi ile iş birliği yapıyor mu?
Belediye, sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleriyle uluslararası ve ulusal iyi uygulama alışverişinde bulunuyor mu? Bunları kamuoyu ile paylaşıyor mu?
Belediye sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi ile daha etkin ve verimli çalışma yapmak için harcamalar yapıyor mu?
Belediyenin sivil toplum kuruluşlarıyla iş birliği ve ortaklıkları için protokolü mevcut mu?

İlke 4. Açıklık ve Şeffaflık

Belediyenin meclis kararları internet sitesinde yayınlanıyor mu? Kararların alınmasında kullanılan rapor, araştırma ve veriler paylaşılıyor mu?
Belediyenin komisyon raporları internet sitesinde paylaşılıyor mu?
Belediye bilgi edinme başvurularına ne oranda cevap veriyor? Vermeme nedenleri nelerdir? Bunlar açıklanıyor mu?
Belediye vatandaş karnesi yayınlıyor mu?

STK ve kent konseylerinin belediyenin aldığı kararlara itiraz etmesi için yaygın olarak kullanılan ve anlaşılabilir bir süreç ve mekanizması var mı?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleriyle belediye arasında düzenli ve kolay iletişim imkanı ve araçları var mı?
Belediyeler ilgili konular hakkında sivil toplum kuruluşlarını ve kent konseylerini aktif olarak bilgilendiriyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleri belediyenin yıllık çalışma programı hakkında bilgi alıyor mu?

İlke 5. Hukukun Üstünlüğü

Belediyeye açılan davaların nedenleri nelerdir?
Açılan davaların konularına göre olumlu ve olumsuz sonuçlanma oranı nedir?
Olumsuz sonuçlanan konularda yeni davalar açılmış mı? Açılan dava sayısı nedir?

STK ve belediyeler arasında açılmış olan davaların niteliği ve sayısı yıl bazlı olarak paylaşılıyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi belediyeye gelen şikayet ve bilgi talepleri hakkında bilgi sahibi mi?

İlke 6. Etik Davranış

Etik kurallar vatandaşlar ile paylaşılmış mı?
Etik komisyonu var mı? Etik komisyonu raporu var mı?
Etik komisyonu kaç kez toplanmış? Yolsuzluk denetimi ve soruşturması yapılmış mı? Soruşturma yapılmış ise soruşturma kurallara uygun yürütülmüş mü? Deliller toplanmış, savunmalar alınmış, şikayet edenler ve şahitler dinlenmiş mi? Soruşturma sonucu ne olmuş? İlgili yerlere bildirim yapılmış mı?
Sayıştay denetimlerinde kurumu zarara uğratma ile ilgili bildirim var mı? Varsa sorumlular hakkında soruşturma yapılmış mı?
Belediyeye yolsuzluk ile ilgili şikayet üzerine dava açılmış mı? Davalar nasıl sonuçlanmış?
Merkezi yönetim tarafından belediyeye etik ile ilgili soruşturma açılmış mı?

Kamu yararı için yolsuzlukla mücadelede sivil toplum ve kent konseylerinin belediyelere başvuruda bulunabileceği bir mekanizma var mı?
Belediye ve sivil toplum ilişkileri konusunda etik ilkeler ve işleyiş süreçleri tanımlanmış mı? Sivil toplum kuruluşları ile adil ve tarafsız işleyen bir etkileşim sistemi var mı?
Belediye hakkında vatandaşlar ve diğer paydaşların yapmış olduğu etik ile ilgili şikayetler ve bunların sonuçları hakkında bilgi paylaşılıyor mu?
Belediye birimlerinin etik işleyiş usul ve standartları var mı? Sivil toplum aktörleri bunlara kolayca erişebiliyor mu?

İlke 7. Yetkinlik ve Kapasite

Belediye çalışanlarının gelişimini sağlamak için her yıl başında eğitim programını hazırlıyor mu? Programda hangi bölümlerin çalışanlarının eğitim alacağı belirlenmiş mi? Eğitim takvimi belirlenmiş mi?
Terfi ve atamalar, ödüllendirme ve cezalandırmalar mevzuata uygun olarak yapılmış mı?
İşe alımlar mevzuata ve işin gerektirdiği yetenek ve yetkinliklere göre yapılıyor mu?
Belediyede bulunan her pozisyon için görev tanımı mevcut mu?
Çalışan memnuniyeti çalışması yapılmış mı? Sonuçlarına göre gelişim planı yapılmış ve eylem planı hazırlanmış mı?

Belediyeler sivil toplum ve kent konseylerinin kapasite gelişimi için destek oluyor mu?
Belediye kendi birimleri ve çalışanlarının sivil toplumla ilişkileri konusunda eğitim, seminer vb. düzenliyor mu?

İlke 8. Yenilik ve Değişime Açık Olma

Belediyenin yenilikçilik politikası var mı?
Belediyenin araştırma geliştirme çalışmalarından sorumlu birimi var mı? Bu birim yıllık olarak çalışmalarını raporluyor ve hangi konularda öneriler geliştirerek ilgilere sunduğunu paylaşıyor mu?
Kurum araştırma geliştirme çalışmaları her yıl stratejiye göre değerlendiriliyor mu?
Belediyenin akıllı şehir stratejisi var mı? Strateji plana uygun olarak yürütülüyor mu? Farklar ve sapmalar varsa nedenleri neler?

Belediye hizmet sunumunda sivil toplum ve kent konseylerinden yenilikçi uygulamalar transfer ediyor mu?
Belediye sivil toplum aktörleri ile araştırma ve geliştirme faaliyetleri yürütüyor mu? Bunlara bağlı yenilikler yapılıyor mu?
Belediye sivil toplum ile ilişkilerini daha bütünsel, etkin ve verimli kılmak için bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanıyor mu?

İlke 9. Sürdürülebilirlik ve Uzun Dönemli Yönelim

Belediye birimleri sürdürülebilirlik yaklaşımının kendi birimleri açısından ne ifade ettiği, nasıl planlama ve faaliyet yapacakları konusunda bilgilendirilmiş mi?
Belediye sorumluluk alanının kalkınma faaliyetlerini planlarken daha üst ölçekteki çalışmalar ile kendi çalışmaları arasında bağlantı kurmuş mu? Aynı konu üzerine çalışan diğer kurumlar ile koordinasyon sistemi mevcut mu?
Belediye altyapı yatırımlarını planlarken iklim değişikliği, biyoçeşitlilik, göç, nüfus değişimi, ekonomik alanların gelişimi, şehrin kalkınması gibi konuları planlama sürecinde değerlendiriyor mu?
Belediye şehrin tarihi yapısı, turizm potansiyeli, sosyal, kültürel, eğitim, mesleki gelişim ve istihdam gibi konularını planlama ve faaliyetlerinde değerlendiriyor mu?

Planlama sürecinde belediyeler gelecek neslin ihtiyaçlarını sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleri yardımıyla düzenli olarak değerlendiriyor mu?
Belediye ve sivil toplum kuruluşları arasında sürdürülebilir kalkınmaya dönük iş birliği ve ortaklıklar var mı? Ortak yürütülen faaliyet ve projeler hakkında bilgi paylaşılıyor mu?

İlke 10. Sağlam Mali Yönetim

Belediyenin iç denetim departmanı mevcut mu? Etkin çalışıyor mu? İç denetim raporları paydaşların erişimine açık mı?
Belediyede iç kontrol sistemi mevcut mu? Etkin çalışıyor mu?
Tedarik, ihale ve ödeme işlemleri usullere uygun olarak yapılıyor mu?
Mali raporlar bütçe gerçekleşme ve geçmiş dönemlerle karşılaştırmalı olarak hazırlanıyor mu? Farkların ve sapmaların sebepleri açıklanıyor mu? İyileştirme önlemleri belirlenerek paylaşılıyor mu?
Sayıştay denetim raporları paydaşlar ile paylaşılıyor mu?
Meclis Denetim Komisyon raporları paydaşların erişimine açık mı?
Vatandaş bütçesi uygulaması var mı? İşletiliyor mu?
Belediye, uzun ve kısa vadeli borçlanırken belediyenin gelecekte yapacağı yatırım ve hizmetleri tehlikeye sokacak şekilde borçlanmasını engellemeye yönelik mekanizmalar mevcut mu? İşletiliyor mu?
Belediye, iştiraklerini de içeren konsolide mali tabloları yayınlıyor mu? Geçmiş dönemlerle olan farkları sebepleri ve alınacak önlemler ile birlikte açıklıyor mu?

Belediye, sivil toplum kuruluşları ve kent konseylerinin araştırmalarından yararlanarak ve kamu yararını gözeterek hizmet maliyetlendirmesi yapıyor mu?
Bütçe, sivil toplum kuruluşlarının ve kent konseylerinin katılımıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanıyor mu? Katılımcı bütçe uygulaması mevcut mu?
Belediye, sivil toplum ile ilişkiler ve iş birlikleri için yaptığı bütçe tahsisi ve harcamaları hakkında bilgi paylaşıyor mu?
Belediye, yurt içi ve dışında bulunan sivil toplum kuruluşlarından hibe veya ayni katkılar alıyor mu? Evet ise bunların niteliği ve miktarı hakkında bilgi paylaşıyor mu?
Belediyenin sivil toplumu bilgilendirmek için vatandaş bütçesi veya benzeri bir uygulaması var mı?

İlke 11. İnsan Hakları, Kültürel Çeşitlilik ve Sosyal Kaynaşma

Belediyenin planlama ve faaliyetleri tüm sosyal grupları kapsıyor mu? Faaliyetler, hizmetler, yatırımlar tüm sosyal gruplar arasında adil bir şekilde düzenlenmiş mi?
Belediyenin bütünsel sosyal hizmetler politikası mevcut mu? Hizmet, yatırım ve faaliyetlerin planlanması ve uygulanmasının bu politika hedefleri ile uyumu kontrol edilip raporlanıyor mu? Sapmalar değerlendirilerek iyileştirme önerileri hazırlanarak uygulamaya konuluyor mu?
Kadınların, çocukların, gençlerin korunmasına, geliştirilmesine ve desteklenmesine yönelik politikalar, hizmetler, uygulamalar ve yatırımlar mevcut mu?
Dezavantajlı kesimlerin güçlendirilmesine yönelik bütünsel politika ve planlama mevcut mu? Yatırım, hizmet ve faaliyetler bu politika çerçevesinde hazırlanıyor mu? Gerçekleşmeler politika hedefleri ile karşılaştırılıyor mu?
Belediye meclisinde eşitlik, insan hakları ile ilgili komisyon veya çalışma grupları mevcut mu?

Belediyeler, tüm vatandaşları ayrımcılık ve dışlanmadan korumak için sivil toplum kuruluşları ve kent konseyleriyle ortak çalışmalar yürütüyorlar mı?
Belediye, yerelde mevcut olan kültürel ve sosyal varlıklarını kullanılabilir hale getirerek, sivil toplum kuruluşlarının ve kent konseyinin faaliyetlerini destekliyor mu?
Belediye, daha fazla kültürler arası kaynaşma ve etkileşimi teşvik ederek sosyal dayanışmayı geliştirmek ve kültürel çeşitlilik potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi ile hareket ediyor mu?
Belediye, sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi ile dezavantajlı gruplar için politika ve planlar oluşturuyor mu?
Belediye, diyaloğu ve çeşitli kilit sosyal aktörler arasında ortaklıkları teşvik ederek, çeşitliliği ve uyumu tüm vatandaşların yararına olacak şekilde teşvik ediyor mu?

İlke 12. Hesap Verebilirlik

Belediyenin meclis kararları internet sitesinde yayınlanıyor mu? Kararların alınmasında kullanılan rapor, araştırma ve veriler paylaşılıyor mu?
Belediyenin komisyon raporları internet sitesinde paylaşılıyor mu?
Belediye bilgi edinme başvurularına ne oranda cevap veriyor? Vermeme nedenleri neler?
Belediye vatandaş karnesi yayınlıyor mu?
Belediyenin Kent Konseyi yıllık Faaliyet Raporu yayınlıyor mu?

Belediye, sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi ile yürüttüğü çalışmalar hakkında düzenli olarak bütünsel, veri temelli ve kıyaslamaya uygun raporlar hazırlıyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi belediyenin hazırladığı raporlara ve diğer belgelere erişebiliyor mu?
Sivil toplum kuruluşları ve kent konseyi belediyeyi düzenli olarak izlemek ve değerlendirme yapmak üzere faaliyetler yürütüyor mu? Evet ise belediye bu süreci somut adımlar ile destekliyor mu?

Sivil Denetim için Veri ve Bilgi Kaynakları

Belediyenin kent konseyi ve sivil toplum kuruluşları tarafından izlenmesi ve değerlendirilmesinde çeşitli belge ve veri kaynakları kullanılabilir. Bunların bazıları aşağıda listelenmiştir:

Kanun, yönetmelik ve rehberler
Belediye internet sitesi ve sosyal medya hesaplarının içeriği
Belediye meclis kararları
Belediye meclis ihtisas komisyon raporları
Stratejik plan, performans programı, bütçe ve kesin hesaplar
Müdürlüklerin görev ve sorumlulukları ile işleyişini yansıtan belgeler
Bilgi edinme kanunu ve hakkı
Sayıştay raporları

Kent konseyi ve sivil toplum kuruluşları, yukarıda sıralanan belge, bilgi ve verileri düzenli olarak takip ederek ve kullanarak sivil denetim gerçekleştirebilir, bu denetimin sonucunu gerek belediye meclisi gerekse de kamuoyu ile paylaşabilir.

Kent konseyleri ve sivil toplum kuruluşlarının vatandaşlar adına belediye karar alıcılarının yetki ve kaynaklarını nasıl ve ne yönde kullandıklarını izlemeleri, değerlendirmeleri ve görüş sunmaları iyi yönetişim kalitesine katkı sağlar, sürekli gelişimi teşvik ederek belediye–sivil toplum arasındaki güveni ve ilişki kalitesini artırır.